Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen verleent toestemming voor de organisatie van 3 motorsportevents op 8, 9, 15, 22 en 23 augustus 2026 en dit op een veld (privé-terrein) gelegen op de grens tussen Tongeren-Borgloon en Herstappe.
Artikel 2: Op (verkavelings-)wegen Luykerweg – Keybergstraat – Keyberg (voor wat betreft grondgebied Tongeren-Borgloon), is het verkeer enkel toegelaten in de richting van Herstappe
- op 8 en 9 augustus 2026 van 06.00u tot 21.00u
- op 15 augustus 2026 van 06.00u tot 23.00u
- op 21, 22 en 23 augustus 2026 van 06.00u tot 21.00u.
Artikel 3: Er wordt signalisatiemateriaal ter beschikking gesteld voor het instellen van de in artikel 2 beschreven verkeersmaatregelen. Daarnaast wordt tevens signalisatiemateriaal ter beschikking gesteld voor de afkondiging van een aantal tijdelijke verkeersmaatregelen op het grondgebied Herstappe en dit op 8, 9, 15, 21, 22 en 23 augustus 2026 [i.c. het instellen van een parkeerverbod en éénrichtingverkeer in de gemeentekern van Herstappe. De gemeentewegen mogen enkel gebruikt worden door de hulpdiensten. Bezoekers worden hier niet toegelaten]. De voor Herstappe geldende verkeersmaatregelen dienen door het gemeentebestuur Herstappe te worden goedgekeurd.
Artikel 4: De gevraagde logistieke ondersteuning (signalisatie- en overige materialen) wordt toegekend volgens cat. I van het uitleenreglement.
Artikel 5
- Door de organisatie werd voor de 3 opeenvolgende activiteiten een prima-aanvraagdossier opgemaakt. Deze werden overgemaakt aan de FOD volksgezondheid. Zodra de bevindingen van de FOD volksgezondheid worden ontvangen zullen deze aan de organisatie worden overgemaakt. De organisatie dient deze strikt op te volgen.
- Vanwege de hulpverleningszone Zuid-West Limburg werd een verslag/advies ontvangen. De organisatie dient ook hier strikt gevolg aan te geven.
- Aan de organisatie wordt gevraagd om tijdig voorafgaand aan de evenementen een veiligheidsoverleg in te plannen (i.a.v. Politie- en Brandweerdiensten + cel Noodplanning). De tijdens dit overleg geformuleerde adviezen dienen strikt te worden opgevolgd.
- De organisatie stelde voor elk evenement een calamiteitenplan op. Vanzelfsprekend dient dit plan accuraat te worden nageleefd. De in te vullen 'verklaringen' die als bijlage aan het plan werden gehecht dienen tijdig aan de bevoegde brandweerdiensten te worden overgemaakt.
- De organisatie geeft aan dat de in dit besluit vernoemde race-evenementen (excl. tractorpulling) zullen betwist worden in overeenstemming met de voorschriften van de internationale sportcode en haar bijlagen van de FIA, het nationale sportreglement van de RACB Sport, de reglementen van de Vlaamse Autosportfederatie (VAS). Er wordt door het stadsbestuur met klem gevraagd/opgelegd om deze voorschriften en reglementen (bv. inzake afbakening publiekszones, ...) strikt na te leven. Dit geldt tevens voor evt. bijkomende inlichtingen die mogelijks nog ontvangen worden vanwege de FOD Volksgezondheid.
- Bij evt. inzet van springkastelen / opblaasbare (speel)constructies wordt gevraagd alle veiligheidsmaatregelen in acht te nemen. De organisatie dient zich te informeren. Voor de eerste inlichtingen kan men terecht via https://www.tongeren-borgloon.be/nieuws/veiligheid-van-springkastelen
Artikel 6
De bepalingen van dit besluit krijgen pas kracht en uitwerking nadat ook het gemeentebestuur Herstappe toelating verleent m.b.t. de inrichting van de 3 in dit besluit vernoemde evenementen.
Artikel 7: Er wordt (voor wat de geplande activiteiten in de 'feesttent' betreft) een afwijking inzake de geluidsnormen tot 95 db goedgekeurd op 8, 9, 15, 22 en 23 augustus ek. (telkens tussen 19.00 en 02.00u) mits:
- Vanaf 24.00u het geluidsniveau beperkt wordt tot 90db.
- Einde van de muziekactiviteiten uiterlijk om 02.00u.
- een permanente meting van het geproduceerde geluidsniveau (ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats)
- visuele indicatie van datzelfde geluidsniveau (minstens zichtbaar voor de geluidsverantwoordelijke);
Gelet op het feit dat de feesttent zich omzeggens op de gemeentegrens met Herstappe bevindt is onderliggend artikel 7 enkel van kracht indien ook het gemeentebestuur Herstappe hiertoe toelating verleent.
Het door het stadsbestuur toegestane geluidsniveau kadert uitsluitend binnen de zgn. VLAREM-wetgeving (waarmee in hoofdorde beoogd wordt de aanwezigen tijdens het evenement een afdoende 'gehoorbescherming' te bieden). Er wordt dus met het afleveren van deze vergunning door het stadsbestuur aan de organisatie op geen enkele wijze een vrijgeleide gegeven tot het onbeperkt 's avonds of 's nachts afspelen van muziek of het op enigerlei wijze creëren van lawaaihinder. Geluidsoverlast voor de omwonenden wordt m.a.w. niet toegestaan.
Artikel 8: Aan de organisator wordt opgelegd om de verzekeringspolissen m.b.t. de wettelijk vereiste bijzondere aansprakelijkheidsverzekering voor goedkeuring voor te leggen aan de Gouverneur. De organisatie dient deze goedkeuring te allen tijde te kunnen voorleggen.