Evenementenloket

Vraag hier je evenement aan

In het kader van de meldingsplicht moet je als organisator elke openbare activiteit (feest, fuif, evenement, festival) melden. Het evenementenloket behandelt deze aanvragen.

Mogelijke aanvragen zijn:

• algemene toelating tot de organisatie van een activiteit (vb. optochten, fuiven ...)
• aanvragen met betrekking tot het nemen van tijdelijke verkeerstechnische maatregelen (vb. tijdelijk verkeersvrij maken van een wijk ...)
• aanvragen tot gebruik van stedelijke gebouwen (vb. stedelijke sporthal ...)
• aanvragen met betrekking tot de bekendmaking van geplande festiviteiten
• diverse aanvragen en toelatingen (vb. maaien van het gras op openbaar domein voorafgaand aan de activiteit ...)

Nadat wij jouw aanvraag ontvangen hebben gaan we aan de slag en verzamelen we de nodige adviezen alvorens een volledig dossier ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen voor te leggen. Nadat het schepencollege een beslissing heeft genomen brengen we je hiervan op de hoogte. Je ontvangt dan een brief met een overzicht van richtlijnen, adviezen en opmerkingen waarmee je als organisatie rekening moet houden. Je bezorgt één aanvraag aan het evenementenloket en je ontvangt ook slechts één antwoordbrief ... eenvoudiger kan haast niet.

Blijf je met vragen zitten? Aarzel niet om ons loket te contacteren of een afspraak te maken!

Belangrijk:

Vraag je evenement tijdig aan

Doe jouw aanvraag minstens twee maanden voordat de activiteit doorgaat. Op deze manier kunnen alle betrokken diensten de aanvraag grondig en correct behandelen.

Gewijzigd Verhuur- en retributiereglement voor uitleenmateriaal Tongeren-Borgloon

Sinds maandag 6 oktober 2025 is het vernieuwde uitleenreglement van kracht. De belangrijkste wijzigingen in dit reglement zijn:

Vanaf heden worden ontleningen onderverdeeld in 2 categorieën:

Het uitleenmateriaal wordt ter beschikking gesteld aan de volgende categorieën van ontleners:

Categorie 1:

• verenigingen, organisaties, comités en instellingen uit Tongeren-Borgloon die een activiteit of evenement organiseren met een niet-commercieel oogpunt
• verenigingen, organisaties, comités en instellingen uit Tongeren-Borgloon die een activiteit of evenement organiseren in samenwerking met de stad Tongeren-Borgloon
• niet-gemeentelijke scholen op het grondgebied Tongeren-Borgloon

Categorie 2:

• organisaties uit Tongeren-Borgloon die een activiteit of evenement organiseren met een commercieel oogpunt (~ voor hun eigen doeleinden)
• particulieren van Tongeren-Borgloon
• handelaars, ondernemers … actief op het grondgebied Tongeren-Borgloon

Organisaties uit categorie 2 kunnen enkel nog gebruik maken van signalisatiematerialen in het kader van inname openbaar domein.

Vervoerskosten

Voor de levering en/of ophaling van uitleenmaterialen wordt een forfaitair tarief aangerekend :

Categorie 1:      € 15,00 per rit (inclusief btw)

Categorie 2:      € 60,00 per rit (inclusief btw)

Het tarief geldt per afzonderlijke rit, zowel voor levering als voor ophaling. Indien zowel levering als ophaling wordt gevraagd, wordt het tarief tweemaal aangerekend. Indien meerdere ritten noodzakelijk zijn voor de levering en/of ophaling van de uitleenmaterialen, wordt het tarief aangerekend per noodzakelijke rit.

Je vindt het volledige reglement onderaan deze pagina. Neem dit zeker goed door.

Om je aanvraag in te dienen klik je bovenaan deze pagina op de rode knop.

Organiseer je een openbaar evenement waar meer dan 1 000 personen samenkomen? Dan dien je een prima-dossier in te vullen. Dit dossier helpt je de juiste inschattingen te maken rond onder andere aanwezige hulpverleners, aantal toiletten ...

Met het formulier van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid dat je onderaan deze webpagina kan downloaden, kan je een risico-analyse voor uw evenement maken.

Gelieve dit formulier toe te voegen aan jouw evenementenaanvraag.